Die Stabs­stel­le Digi­ta­li­sie­rung erprobt gemein­sam mit dem Stan­des­amt und dem Bür­ger­te­le­fon den Ein­satz eines Chatbots.

Sie dient zur schnel­le­ren und ziel­ge­nau­en Infor­ma­ti­ons­über­mit­te­lung. Der Chat­bot wird zunächst auf der Inter­net­sei­te des Stan­des­am­tes ein­ge­setzt und soll eine ein­fa­che Aus­kunft zu benö­tig­ten Unter­la­gen rund um die Anmel­dung einer Ehe­schlie­ßung für die Bür­ge­rin­nen und Bür­ger ermöglichen.

Der Chat­bot ist ein auto­ma­ti­sier­tes Chat­sys­tem, mit dem es mög­lich ist, auf text­ba­sier­te Anfra­gen in einem Chat­fens­ter (ähn­lich zu Whats­App oder Face­book Mes­sen­ger) zu ant­wor­ten. Der Unter­schied zu einem nor­ma­len Chat ist, dass kein Mensch son­dern ein Com­pu­ter­pro­gramm auf die ein­ge­ge­be­ne Fra­ge ant­wor­tet. Über ein sol­ches auto­ma­ti­sches Chat­sys­tem lässt sich die Beant­wor­tung unter­schied­li­cher Bür­ger­an­fra­gen und Anlie­gen erheb­lich ver­ein­fa­chen. Unter ande­rem kön­nen spe­zi­el­le Such­an­fra­gen, wie: „Wel­che Unter­la­gen benö­ti­ge ich für die Ehe­schlie­ßung?” ganz indi­vi­du­ell für den anfra­gen­den Nut­zer beant­wor­tet werden.

Zur Erpro­bung der Tech­no­lo­gie wur­de ein Pro­to­typ auf­ge­setzt, der neben der dia­log­ba­sier­ten Ermitt­lung von benö­tig­ten Unter­la­gen für eine Ehe­schlie­ßung auch Anfra­gen zu bestimm­ten Ver­wal­tungs­leis­tun­gen sowie zum Wet­ter und zum Pegel­stand des Rheins aus­ge­ben kann. Ziel ist es, den Bür­ge­rin­nen und Bür­gern über ein­fa­che Frag­stel­lun­gen den Weg zur Anmel­dung einer Ehe zu erleich­tern und gleich­zei­tig das Anruf­auf­kom­men beim Stan­des­amt für ein­fa­che Bera­tungs­fra­gen zu redu­zie­ren. Der „Köln­Bot“ soll damit bestehen­de digi­ta­le und ana­lo­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le der Stadt­ver­wal­tung, wie die Home­page der Stadt Köln, E‑Mail, Tele­fon und Social Media bedarfs­ge­recht ergänzen.

Der „Köln­Bot“ basiert auf dem vom Land NRW ange­bo­te­nen „NRW­bot”, wel­cher Kom­mu­nen, der Lan­des­ver­wal­tung, den Kam­mern und Uni­ver­si­tä­ten in Nord­rhein-West­fa­len in der Basis­ver­si­on kos­ten­frei und zur dau­er­haf­ten Nut­zung zur Ver­fü­gung steht. Zukünf­tig soll der „Köln­Bot” durch neue Modu­le erwei­tert wer­den und so nach und nach sei­nen Leis­tungs­um­fang stei­gern. Durch die aktu­el­le Umset­zung und die geplan­te Erwei­te­rung sol­len die Rah­men­be­din­gun­gen für eine direk­te Anbin­dung des „Köln­Bot“ an Ver­wal­tungs­leis­tun­gen geprüft und somit die Basis für Eta­blie­rung und den Ein­satz von digi­ta­len Assis­tenz­sys­te­men in der Stadt­ver­wal­tung geschaf­fen werden.

Zukünf­tig ist geplant, den Chat­bot in Rich­tung eines digi­ta­len Assis­ten­ten wei­ter­zu­ent­wi­ckeln, um zum Bei­spiel direkt Ter­mi­ne zu reser­vie­ren oder Unter­la­gen ande­rer Behör­den anzu­for­dern. Aktu­ell gibt es den Chat­bot-Pro­to­ty­pen nur in deut­scher Spra­che. Eine Erwei­te­rung ist zukünf­tig aber mög­lich und wird vom Dienst­leis­ter mitgedacht.